Comisia Europeană propune reducerea birocrației pentru cetățeni și întreprinderi, eliminând rutina birocratică de aprobare necesară în prezent pentru recunoașterea autenticității în alt stat membru al UE a documentelor oficiale precum certificatul de naștere.
În prezent, cetățenii care se mută într-un alt stat membru trebuie să consacre mult timp și să cheltuiască mulți bani pentru a demonstra că documentele lor oficiale (de exemplu certificatul de naștere sau certificatul de căsătorie) eliberate de statul membru de origine sunt autentice. Pentru aceasta este nevoie de certificatul „apostilă” care este utilizat de autoritățile publice în alte state ca dovadă a faptului că documentele oficiale sau semnăturile funcționarilor naționali de pe documente sunt veritabile.
Sunt afectate, de asemenea, întreprinderile care desfășoară activitate transfrontalieră în cadrul UE, pe piața unică a U.E. De exemplu, pentru a dovedi statutul lor juridic atunci când desfășoară activități transfrontaliere, de cele mai multe ori vor trebui să prezinte o serie de documente oficiale legalizate. Aceste cerințe datează din perioada în care țările aveau încredere într-un document oficial numai atunci când provenea de la Ministerul de Externe din altă țară.
Cu toate acestea, așa cum avem încredere reciprocă în hotărârile judecătorești pronunțate în alt stat membru, ar trebui să putem să avem încredere în serviciul Stării civile din statul membru care eliberează certificate de naștere, fără a fi nevoie ca Ministerul de Externe, Ministerul Justiției sau alte autorități să garanteze pentru acestea. Așadar, Comisia Europeană propune eliminarea ștampilei apostilă și a unei serii de cerințe administrative obscure pentru legalizarea documentelor oficiale ale persoanelor care locuiesc și lucrează în alte state membre.
Conform propunerilor Comisiei, cetățenii și întreprinderile nu vor mai trebui să prezinte versiuni „legalizate” costisitoare sau traduceri „autentificate” ale documentelor oficiale atunci când, de exemplu, înregistrează o casă sau o societate, când se căsătoresc sau când solicită o carte de rezidență. Douăsprezece categorii de documente oficiale ar fi exceptate automat de la formalități precum „apostilare” și „legalizare” — impuse, în prezent, pentru aproximativ 1,4 milioane de documente în cadrul UE pe an. Eliminarea acestor cerințe va însemna economii de până la 330 de milioane de euro pentru cetățeni și întreprinderi, fără a pune la socoteală timpul economisit și inconvenientele evitate.
